La cartera de una copropiedad tiene una particularidad que la hace distinta de casi cualquier otra: la ley colombiana le entregó al administrador una herramienta de cobro que pocos acreedores tienen. El problema es que muchas administraciones no la usan, o la usan tarde y mal.
Esto es lo que la Ley 675 de 2001 permite, lo que prohíbe, y por dónde se cobran en la práctica las cuotas de administración en Colombia.
La obligación de pagar no admite excusas de uso
El artículo 29 de la Ley 675 obliga a los propietarios a contribuir al pago de las expensas necesarias. Y su parágrafo 2 cierra de antemano la excusa más repetida:
“La obligación de contribuir oportunamente con las expensas comunes del edificio o conjunto se aplica aun cuando un propietario no ocupe su bien privado, o no haga uso efectivo de un determinado bien o servicio común.”
El apartamento vacío paga. El que nunca usa la piscina, paga.
El mismo artículo establece tres solidaridades que amplían mucho el universo de quién responde:
- Entre el propietario y el tenedor a cualquier título, por las expensas ordinarias. El arrendatario también responde.
- Entre el propietario anterior y el nuevo, por las expensas no pagadas al momento de transferir el dominio. Quien compra hereda la deuda.
- Entre los comuneros, cuando el bien pertenece a varias personas: cada uno responde por la totalidad.
Y añade una pieza que funciona como cobro preventivo: en la escritura de transferencia, el notario debe exigir el paz y salvo de expensas expedido por el representante legal de la copropiedad. Si no lo hay, se deja constancia de esa circunstancia y de la solidaridad del nuevo propietario.
Una administración que atiende bien las solicitudes de paz y salvo tiene ahí uno de los momentos de mayor capacidad de cobro del año.
Los intereses de mora ya están fijados por ley
El artículo 30 es directo:
“El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea general […] establezca un interés inferior.”
Es decir: el tope lo pone la ley, la asamblea solo puede bajarlo, nunca subirlo. (El texto sigue diciendo “Superintendencia Bancaria”; hoy esa función corresponde a la Superintendencia Financiera de Colombia.)
El mismo artículo permite publicar la situación de mora dentro del edificio, y que el acta de asamblea incluya a los morosos. Pero con un límite expreso en su parágrafo: la publicación “solo podrá hacerse en lugares donde no exista tránsito constante de visitantes”. Nada de listas en la portería a la vista de quien pase.
La herramienta fuerte: el certificado del administrador es título ejecutivo
Este es el artículo que cambia todo, y el que muchas administraciones desconocen. El artículo 48 de la Ley 675 dice que en los procesos ejecutivos para cobrar expensas, el juez solo puede exigir como anexos el poder, el certificado de existencia y representación, y:
“el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional”
Léalo despacio, porque es excepcional. La copropiedad fabrica su propio título ejecutivo. No necesita que el deudor firme nada, ni un reconocimiento previo, ni una conciliación. El administrador certifica la deuda y con eso se demanda.
El mismo artículo remata: “La acción ejecutiva a que se refiere este artículo, no estará supeditada al agotamiento previo de los mecanismos para la solución de conflictos previstos en la presente ley.” No hay que pasar antes por el comité de convivencia ni por conciliación.
El proceso es el ejecutivo del Código General del Proceso. Su artículo 430 establece que, presentada la demanda con el documento que presta mérito ejecutivo, el juez librará mandamiento de pago. Y fija algo importante: los requisitos formales del título solo pueden discutirse por recurso de reposición contra el mandamiento de pago, no después.
De ahí la única exigencia real que pesa sobre la administración: que el certificado esté bien hecho. Deuda expresa, clara y exigible, con el detalle de períodos, montos e intereses. Un certificado descuidado es la forma más fácil de perder una ventaja que la ley le regaló.
El reloj: cinco años por cuota
La Ley 675 no tiene régimen propio de prescripción, así que aplica el general. El artículo 2536 del Código Civil colombiano, modificado por la Ley 791 de 2002:
“La acción ejecutiva se prescribe por cinco (5) años. Y la ordinaria por diez (10). La acción ejecutiva se convierte en ordinaria por el lapso de cinco (5) años, y convertida en ordinaria durará solamente otros cinco (5).”
Y aquí está la trampa práctica: cada cuota mensual tiene su propio plazo, contado desde su exigibilidad. Una administración que deja correr años sin demandar no pierde la cartera de golpe: la pierde por capas, empezando por la más antigua.
Lo que funciona en la práctica
- Certificar bien y a tiempo. El título ya lo tiene; el riesgo está en cómo lo redacta.
- Usar el paz y salvo. Es el momento en que la deuda se vuelve urgente para el deudor.
- Cobrar por capas de antigüedad, priorizando lo que se acerca a los cinco años.
- No improvisar sanciones. Restringir zonas comunes por mora no está previsto en la ley y expone a la copropiedad.
- Ir contra quien corresponde. Con las solidaridades del artículo 29, muchas veces hay más de un obligado.
Cómo lo abordamos en FEXCOB
En cobranza en Colombia trabajamos con equipo propio en el país, y con administraciones de propiedad horizontal el orden es siempre el mismo: revisar el estado de los certificados y de la prescripción antes de mover un solo caso, y separar lo que se negocia de lo que se ejecuta.
Es cartera que suele estar mucho más viva de lo que parece, porque el título ya existe. Solo hay que usarlo bien y a tiempo.
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Fuentes legales citadas: Ley 675 de 2001, artículos 29, 30, 48, 59 y 60; Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), artículos 422 y 430; Código Civil colombiano, artículo 2536, modificado por el artículo 8 de la Ley 791 de 2002; Corte Constitucional, sentencia C-318 de 2002.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal para un caso concreto.