Una factura vencida no es solo dinero que no entró. Es dinero que usted ya gastó:
compró el inventario, pagó la nómina, cubrió el impuesto. Y cada mes que pasa, esa
deuda vale menos —no porque cambie el monto, sino porque el deudor se organiza, se
muda, cambia de teléfono o simplemente se acostumbra a no pagarle.
La pregunta que llega a nuestra mesa casi siempre es la misma: ya le escribí, ya
le llamé, ¿ahora qué? Esto es lo que puede hacer una empresa en Ecuador, en el
orden en que conviene hacerlo.
1. Antes de reclamar, ordene el expediente
Suena obvio y es el paso que más se salta. Antes de dar un solo paso, reúna:
- El documento que prueba la obligación: contrato, orden de compra, factura,
pagaré, letra de cambio o el intercambio de correos donde el cliente aceptó. - La prueba de que usted cumplió: guía de remisión, acta de entrega,
informe de servicio, la firma de recepción. - El historial de pagos: abonos parciales, notas de crédito, retenciones.
- Todo contacto previo: correos, mensajes, actas de reunión.
Ese expediente decide dos cosas: si su deuda puede cobrarse rápido por vía
judicial y si vale la pena empezar. Un cobro se pierde más veces por
documentación incompleta que por insolvencia del deudor.
2. La gestión extrajudicial es donde se salva la relación comercial
Antes de demandar hay un terreno que muchas empresas desaprovechan: la
negociación formal, documentada y con respaldo legal visible.
No es “volver a llamar”. Es cambiar de interlocutor y de tono. Cuando el que
escribe deja de ser el vendedor que quiere conservar al cliente y pasa a ser un
gestor externo que documenta cada gestión, el deudor entiende que el asunto
escaló. Y muchas veces paga ahí, sin juicio, sin costas y sin romper la relación.
Esa es la lógica de la cobranza extrajudicial:
recuperar el dinero por la vía negociada, pero con el expediente ya armado para
que, si el deudor no responde, el paso siguiente sea inmediato.
3. Cuándo dejar de insistir por su cuenta
Hay cuatro señales que indican que la gestión interna se agotó:
- El deudor dejó de contestar. No discute la deuda: la ignora.
- Promete y no cumple, más de una vez. Cada promesa incumplida le enseña
que no pasa nada. - Su equipo comercial es el que está cobrando. Un vendedor no puede
presionar a un cliente al que quiere seguir vendiendo. Es un conflicto que
nunca se resuelve a favor del cobro. - La deuda está por prescribir. El tiempo corre siempre en contra del
acreedor.
4. La vía judicial: dos caminos distintos
En Ecuador, el Código Orgánico General de Procesos contempla dos rutas para
cobrar dinero, y elegir la equivocada cuesta meses.
Procedimiento ejecutivo
Es la vía cuando usted tiene un título ejecutivo: un documento al que la ley
le reconoce fuerza de cobro por sí mismo, como un pagaré o una letra de cambio en
regla. Permite pedir medidas cautelares sobre bienes del deudor mientras el
proceso avanza.
Procedimiento monitorio
Es la vía cuando no tiene título ejecutivo pero sí documentos que prueban la
deuda: facturas, comprobantes de entrega, correos, certificaciones. El artículo
356 del COGEP lo permite para deudas determinadas, líquidas, exigibles y de plazo
vencido cuyo monto no exceda los cincuenta salarios básicos unificados.
El juez ordena la citación y concede al deudor un plazo de quince días. Si el
deudor no se opone, la resolución queda en firme y es ejecutable. Si se opone, se
convoca a una audiencia única.
En términos prácticos: el monitorio existe justamente para el acreedor que
facturó bien pero no hizo firmar un pagaré. Si ese es su caso, no está sin
opciones.
5. ¿Y si el deudor “no tiene con qué pagar”?
Es la respuesta más común, y muchas veces es falsa. Una empresa puede declarar
pérdidas y tener vehículos a nombre de un familiar, cuentas activas en otra
institución, contratos vigentes con el Estado o inmuebles recién transferidos.
Localizar ese patrimonio antes de demandar cambia por completo la conversación:
usted deja de negociar a ciegas y el deudor deja de tener la ventaja de saber
algo que usted no sabe. Cuando se hace, se hace por vías legales y con trazabilidad
de cada consulta.
6. Los errores que le cuestan la deuda
- Esperar demasiado. La deuda de tres meses y la de dieciocho no son la misma
deuda, aunque el número sea idéntico. - Aceptar abonos simbólicos sin documento. Un abono sin acuerdo escrito puede
darle al deudor un argumento y a usted nada. - Amenazar con acciones que no va a ejecutar. Cada amenaza incumplida le
quita fuerza a la siguiente. - Cobrar de forma indebida. Presionar a familiares, contactar al deudor a
horas indebidas o exponerlo ante terceros no solo es contraproducente: expone
a su empresa. La gestión debe ser trazable y auditable, siempre. - No cerrar el ciclo. Recuperar el dinero sin corregir la política de crédito
que originó la mora garantiza que el problema vuelva con otro cliente.
En resumen
El orden importa: documentar, negociar en firme, y solo entonces judicializar
—con la vía correcta según los papeles que tenga en la mano. Saltarse el primer
paso es lo que convierte una cobranza de semanas en un juicio de años.
En FEXCOB llevamos más de veinte años recuperando cartera en Ecuador, Colombia y
Perú, con equipo propio en cada país y más de USD 20 millones recuperados para el
sistema financiero. Si tiene un caso abierto y no sabe en qué punto está,
cuéntenoslo y le decimos qué vía corresponde.
Fuente legal citada: Código Orgánico General de Procesos (COGEP), artículo 356
y siguientes, procedimiento monitorio.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal para un caso concreto.